SKUTKI DLA PRACODAWCÓW WYNIKAJĄCE ZE ZNIESIENIA STANU ZAGROŻENIA EPIDEMICZNEGO

Na mocy rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 14 czerwca 2023 r. w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz.U. poz. 1118) z dniem 1 lipca 2023 r. odwołany został stan zagrożenia epidemicznego wprowadzony w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2. W konsekwencji przestały obowiązywać dotychczasowe rozwiązania prawne przyjęte na czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii przewidziane w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („ustawa covidowa”). Spowodowało to istotne konsekwencje w obszarze prawa pracy. Poniżej przedstawiamy najistotniejsze z nich.

Wznowienie obowiązkowych badań z zakresu medycyny pracy

Na podstawie rozwiązań przyjętych w ustawie covidowej wstępnym badaniom lekarskim nie podlegały osoby zatrudniane na stanowiskach administracyjno-biurowych, o ile posiadały aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy odpowiadających warunkom pracy na nowym stanowisku.

Wraz z przywróceniem stosowania zasad ogólnych, zwolnienie z obowiązku wykonania badań wstępnych przez osoby przyjmowane na te stanowiska będzie możliwe o ile nawiązanie nowego stosunku pracy nastąpi w terminie 30 dni od daty ustania poprzedniej umowy.

Ponadto, na podstawie ustawy covidowej, pracownik przyjmowany do pracy

• ponownie u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy,
• u innego pracodawcy, jeżeli posiadał aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach występującym na powierzonym stanowisku,

nie musiał poddać się wstępnym badaniom lekarskim w związku z nawiązaniem kolejnej umowy o pracę, o ile od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy nie upłynęło 180 dni. W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego okres ten nie będzie mógł być dłuższy niż 30 dni.

W oparciu o przepisy ustawy covidowej na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii zawieszone zostały także obowiązki w zakresie okresowych badań lekarskich, tj. obowiązek wykonywania badań przez pracownika, obowiązek wydawania skierowań na badania okresowe przez pracodawcę oraz obowiązek zapewniana badań przez pracodawcę zatrudniającego pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających. Powyższe zaległe obowiązki będą musiały zostać wykonane w ciągu 180 dni od daty odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Także orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność upłynęła po dniu 7 marca 2020 r., zachowają ważność, nie dłużej niż do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Powrót do standardowego trybu prowadzenia szkoleń BHP

W okresie obowiązywania ustawy covidowej wprowadzono możliwość przeprowadzania szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy w formie zdalnej, t.j. w szczególnym trybie, nieprzewidzianym do tej pory przez przepisy prawa pracy. Z możliwości szkolenia w tym trybie wyłączone zostały jednak pewne grupy pracowników, m.in. pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych, pracownicy narażeni na działanie czynników niebezpiecznych oraz uczniowie uczący się zawodu i studenci odbywający praktyki.

Wraz z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego przywrócony został dotychczasowy tryb prowadzenia szkoleń. Obecnie szkolenia BHP w formie zdalnej będą mogły być przeprowadzane wyłącznie w przypadku przygotowania do świadczenia pracy zdalnej przez osoby zatrudniane na stanowiskach administracyjno-biurowych.

Ponadto, termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy przypadający w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego wydłużony jest do 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Udzielanie urlopu wypoczynkowego bez zgody pracownika

Plan urlopów określa terminy w jakich pracodawca powinien udzielić urlopu wypoczynkowego poszczególnym pracownikom, a modyfikacje tych terminów wymagają zaistnienia uzasadnionych okoliczności. Sporządzenie planu urlopów nie jest wymagane, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę albo jeśli u którego pracodawcy nie działa organizacja związkowa. Niemniej jednak wielu pracodawców decyduje się na sporządzanie planu urlopów w celu zachowania ładu organizacyjnego w zakładzie pracy.

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca mógł udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik był obowiązany taki urlop wykorzystać.

Możliwość nakazania pracownikowi wykorzystania urlopu wypoczynkowego w wyznaczonym przez pracodawcę terminie stanowiła rozwiązania szczególne wprowadzone na potrzeby stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego. Wraz z odwołaniem tych stanów takie działanie ponownie będzie to niedopuszczalne.

Praca zdalna

Kodeks pracy przewiduje możliwość wydania przez pracodawcę polecenia wykonywania pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Natomiast po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy będzie możliwe wyłącznie w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Wnioski o przedłużenie legalności pobytu cudzoziemców

W okresie stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego pobyt w Polsce na podstawie dokumentów pobytowych, takich jak zezwolenie na pobyt, zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa, zezwolenie na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej, wiza krajowa, wiza Schengen, czy w ramach ruchu bezwizowego, które straciły ważność w czasie obowiązywania tych stanów uznawany był za legalny. Ponadto, w okresie pobytu uznawanego za legalny cudzoziemcy mogli podejmować zatrudnienie, jeżeli posiadali ważne zezwolenie na pracę lub ważne zezwolenie na pracę sezonową.

Wraz z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego zastosowanie znajdzie przepis ustawy covidowej, który przedłuża termin ważności dokumentów pobytowych do upływu 30 dnia następującego po dniu odwołania tego stanu. Ten sam termin będzie obowiązywał na złożenie wniosku o wydanie dokumentów pobytowych, zaś jego zachowanie zapewni uznanie pobytu w okresie biegu przedłużonego terminu za legalny.

Legalne zatrudnienie cudzoziemców

W czasie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii nie było wymagane zezwolenie na pracę, jeżeli cudzoziemiec wykonywał pracę w zakresie wskazanych w rozporządzeniu ministra do spraw pracy podklas działalności gospodarczej, w których pojawia się znacznie wyższe zapotrzebowanie na siłę roboczą w niektórych okresach roku, a jednocześnie po dniu 13 marca 2020 r.:

• cudzoziemiec posiadał ważne zezwolenie na pracę lub
• przypadał przynajmniej jeden dzień okresu pracy wskazanego w udzielonym cudzoziemcowi oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy.

Zwolnienie z powyższego obowiązku obowiązywać będzie do 30 dnia następującego po odwołaniu tych stanów.

Ponadto zezwolenia na pracę, których ważność miała upłynąć w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii przedłużona została do upływu 30 dnia następującego po dniu odwołania ostatniego z tych stanów. Termin ten stanowi także ostatni dzień, w którym można składać wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę, które w czasie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii pozostawało ważne z mocy prawa.

Przywrócenie wysokości odpraw i innych świadczeń pieniężnych przewidzianych w razie ustania stosunku pracy

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, wysokość odprawy, odszkodowania lub innego obowiązkowego świadczenia pieniężnego wypłacanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, nie mogła przekroczyć dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przepis ten miał zastosowanie odpowiednio w przypadku wypowiedzenia albo rozwiązania umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, umowy o dzieło albo w związku z ustaniem odpłatnego pełnienia funkcji, z wyłączeniem umowy agencyjnej.

Pomimo wątpliwości interpretacyjnych wynikających z użycia nieprecyzyjnych sformułowań, wskazuje się, że przepis ten dotyczył przede wszystkim:

• odpraw w razie odwołania ze stanowiska lub rozwiązania umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej będącej podstawą zatrudnienia osób wymienionych w ustawie z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, z innych przyczyn niż naruszenie podstawowych obowiązków ze stosunku zatrudnienia,
• odpraw pieniężnych z tytułu rozwiązania stosunku pracy w ramach zwolnienia grupowego.

Wraz z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego obowiązują ponownie przepisy ogólne o maksymalnej wysokości tych odpraw, tj. do 3-krotności wynagrodzenia miesięcznego z uwzględnieniem maksymalnego limitu odpowiadającego 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wypowiadanie umów o zakazie konkurencji

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, przyznano możliwość wypowiedzenia z zachowaniem terminu 7 dni umowy o zakazie konkurencji obowiązującej po ustaniu stosunku pracy, umowy agencyjnej, umowy zlecenia, innej umowy o świadczenie usług lub umowy o dzieło. Prawo wypowiedzenia udzielono wyłącznie pracodawcy, który mógł w ten sposób uwolnić się od obowiązku wypłacania byłemu pracownikowi odszkodowania ustalonego za czas trwania takiej umowy. W gestii pracodawcy pozostawała decyzja, w którym momencie trwania takiej umowy jego interesy zostały zabezpieczone wystarczająco, żeby swobodnie wypowiedzieć tę umowę.

Po zniesieniu stanu zagrożenia epidemicznego przywrócona została zasada, że umowa o zakazie konkurencji, jako umowa zawarta na czas oznaczony, wypowiedziana może być co do zasady tylko wtedy, kiedy strony przewidziały taką możliwość w umowie lub w trakcie jej trwania zawarły porozumienie o jej rozwiązaniu.

Przywrócenie „fikcji doręczenia”

Zgodnie z zasadami ogólnymi pismo zostaje uznane za doręczone po upływie 7 dni od ponownego awizowania.

Na mocy przepisów szczególnych wprowadzonych w związku z epidemią COVID-19, nieodebrane pismo podlegające doręczeniu za potwierdzeniem odbioru, którego termin odbioru określony w awizo przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie mogło zostać uznane za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz przed upływem 14 dni od dnia ich zniesienia. W związku z tym w praktyce, zwłaszcza na początku pandemii, pracodawcy doświadczali licznych trudności przy próbie przekazania pracownikowi za pośrednictwem poczty oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę lub przy wykonywaniu obowiązku doręczenia świadectwa pracy.

Zgodnie z powyższymi zasadami, standardowe zasady dotyczące fikcji doręczenia zostają przywrócone po upływie 14 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.